薬剤師の転職面接、キャンセルする際のメールの書き方と誠意が伝わるマナー

転職活動を進めていく中で、他社から先にご縁があって内定を得たり、ご家庭の事情が変化したりと、やむを得ない理由で、一度お約束した面接を辞退、すなわちキャンセルしなければならない状況に直面することがあります。選考のために時間を割いてくださった企業に対して、面接のキャンセルを伝えるのは非常に心苦しく、また、どのように連絡をすれば失礼にあたらないかと、その伝え方に深く悩まれることと存じます。この記事では、応募先企業に対して最大限の誠意を示し、円満に選考を辞退するための、正しいメールの書き方とビジネスマナーについて詳しく解説いたします。

キャンセルの連絡は「メール」と「電話」どちらが良いか

面接をキャンセルする旨を伝える際は、そのタイミングによって最適な連絡手段が異なります。面接日まで数日の余裕がある場合は、まずメールで連絡を入れるのが一般的です。メールであれば、辞退の旨を文章として正確に残すことができ、また、採用担当者の都合の良い時間に確認してもらえるという利点があります。一方で、面接の前日や当日といった直前のタイミングでのキャンセルは、担当者がメールをすぐに確認できない可能性があります。そのため、まずは電話で直接お詫びと辞退の旨を伝え、その後、改めてメールでも同じ内容を送る、という二段階の対応が最も丁寧で誠実な方法です。大切なのは、辞退を決意した時点で、できるだけ早く、そして確実にその意思を伝えることです。

面接キャンセルのメールで伝えるべきこと

キャンセルを伝えるメールは、要点を簡潔にまとめ、誠意が伝わるように作成することが重要です。まず件名は、「【〇月〇日 面接辞退のご連絡】薬剤師 〇〇 〇〇（氏名）」のように、一目で緊急の要件であることが分かるように記載します。本文では、まず宛名を正確に記載し、ご自身の氏名と、お約束していた面接の日時を伝えます。続けて、面接を辞退させていただきたいという結論を明確に述べ、その上で、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となったことへのお詫びの言葉を丁寧に綴ります。最後に、選考の機会をいただいたことへの感謝を改めて伝え、企業の今後の発展を祈る言葉で締めくくります。

キャンセル理由の伝え方とシンプルな例文

キャンセル理由をどこまで詳しく伝えるべきか迷われるかと存じます。もし、他社から内定を得て、そちらへの入社を決意した場合は、「他社様より内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらの企業にご縁を感じ、入社を決意いたしました」というように、正直に伝えるのが最も誠実な対応です。一方で、個人的な事情で詳細を述べにくい場合は、「一身上の都合により」という表現を用いても、ビジネスマナーとして全く問題ありません。

以下に、どのような理由でも応用できるシンプルな例文をご紹介します。

件名は、「【〇月〇日 面接辞退のご連絡】薬剤師 〇〇 〇〇」とします。

本文は、宛名に続き、「お世話になっております。〇月〇日〇時より、採用面接のお約束をいただいております、〇〇 〇〇です。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」と記し、最後に署名を記載します。

無断キャンセルが最も避けるべき行為

言うまでもありませんが、面接を無断でキャンセルする、いわゆる「ばっくれる」という行為は、社会人として最も避けるべき行為です。採用担当者はもちろんのこと、企業全体に多大な迷惑をかけるだけでなく、ご自身の社会人としての信頼を完全に失墜させてしまいます。薬剤師の業界は、ご自身が考えている以上に繋がりが狭い場合もあります。一度失った信頼が、将来のキャリアに思わぬ形で影響を及ぼす可能性もゼロではありません。どのような事情があれ、必ず事前に連絡を入れることが、最低限の責任でありマナーです。

デリケートな連絡はプロに任せるという選択肢

面接のキャンセル連絡は、応募者にとって精神的な負担が大きく、企業への伝え方に細心の注意が求められる、非常にデリケートなプロセスです。特に、複数の企業の選考が同時進行している場合、その管理や連絡はさらに複雑になります。このような時、転職エージェントを利用していれば、キャリアアドバイザーが皆様に代わって、企業への選考辞退の連絡を全て代行いたします。ご自身では伝えにくい内容も、プロが間に入ることで角が立たないように、スムーズかつ円満に手続きを進めることができます。転職活動におけるあらゆるストレスを軽減し、本来注力すべきことに集中できる環境を整えるためにも、専門家のサポートをご活用ください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
好きなアニメは、薬屋のひとりごと。
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