2025.10.04

薬剤師の転職面接、円満に辞退するための「断り方」メールと電話のマナー

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転職活動を精力的に進める中で、複数の企業の選考が同時に進行したり、第一志望の企業から先にご縁があったりと、やむを得ない事情で、一度お約束した面接を辞退（お断り）しなければならない状況に直面することがあります。選考のために時間を割いてくださった企業に対して、面接をお断りする連絡を入れるのは、非常に心苦しく、また、どのように伝えれば失礼にあたらないかと、その「断り方」に深く悩まれることと存じます。この記事では、応募先企業への敬意と感謝を示しつつ、円満に選考を辞退するための、正しい断り方のマナーについて詳しく解説いたします。

Contents

面接を断る際の基本的な心構え
連絡手段の選び方：メールか、電話か
誠意が伝わる「断り方」メールの書き方と例文
電話で断る際の話し方とポイント
デリケートな連絡は、プロに任せるという選択肢

面接を断る際の基本的な心構え

面接を辞退すると決意した際に、まず最も大切にしていただきたい心構えが三つあります。一つ目は、「決意したら、できるだけ早く連絡する」ことです。採用担当者は、あなたの面接のために、他の業務の時間を調整し、会議室などを確保してくれています。一日でも、一時間でも早く連絡を入れることが、相手の負担を最小限に抑えるための、社会人としての最大限の配慮です。二つ目は、「感謝とお詫びの気持ちを誠実に伝える」ことです。選考の機会をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫びの両方を、丁寧な言葉で伝えましょう。そして三つ目は、言うまでもありませんが、「無断キャンセルは絶対に避ける」ことです。これは、社会人としての信頼を完全に失う行為であり、狭い薬剤師業界の中で、ご自身の将来のキャリアに思わぬ悪影響を及ぼす可能性も否定できません。

連絡手段の選び方：メールか、電話か

面接を断る際の連絡手段は、そのタイミングによって使い分けるのが適切です。面接日まで数日の余裕がある場合は、まずはメールで連絡を入れましょう。メールであれば、辞退の旨を文章として正確に残すことができ、採用担当者の都合の良い時間に確認してもらえるという利点があります。一方で、面接の前日や当日といった直前のタイミングで断る場合は、担当者がメールを見逃してしまう可能性があります。そのため、まずは電話で直接お詫びと辞退の旨を伝え、その後、確認の意味も込めて改めてメールを送付するという、二段階の対応が最も丁寧で確実です。

誠意が伝わる「断り方」メールの書き方と例文

辞退の連絡をメールで行う際は、要件が簡潔に、かつ明確に伝わるように作成します。件名は、「【〇月〇日面接辞退のご連絡】薬剤師〇〇〇〇（氏名）」のように、一目で重要な連絡であることが分かるようにしましょう。本文では、まずご自身の氏名と、お約束していた面接の日時を伝えます。続けて、面接を辞退させていただきたいという結論を明確に述べ、その理由を簡潔に添えます。理由は、「一身上の都合により」としても構いませんが、もし他社からの内定が理由であれば、「他社様より内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらにお世話になることを決断いたしました」と正直に伝えるのが、最も誠実な対応です。最後に、貴重な時間を割いていただいたことへのお詫びと、選考の機会をいただいたことへの感謝を改めて伝え、企業の今後の発展を祈る言葉で締めくくります。

電話で断る際の話し方とポイント

電話で辞退の連絡をする際は、相手の忙しい時間帯（始業直後、お昼休憩、終業間際など）を避ける配慮が必要です。電話が繋がったら、まずご自身の氏名と面接の約束をしていた旨を伝え、採用担当者の方に取り次いでもらいます。担当者に代わったら、改めて名乗り、面接を辞退したい旨とお詫びの言葉を、落ち着いた声で簡潔に伝えます。理由を尋ねられたら、メールの場合と同様に、正直かつ簡潔に答えましょう。電話口で長々と事情を話すのは、相手の時間を奪うことになるため、手短に済ませることが大切です。

デリケートな連絡は、プロに任せるという選択肢

応募者ご本人から企業へ直接、辞退の連絡を入れるのは、精神的にも大きな負担となり、非常に言いにくいものです。このような、気まずくデリケートな「断りの連絡」も、転職エージェントを利用していれば、全てキャリアアドバイザーが代行いたします。応募者の皆様に代わって、転職のプロが企業の担当者へ、角が立たないように、かつ丁寧・確実に辞退の意向を伝えます。転職活動におけるあらゆるストレスフルな交渉事から解放され、ご自身が前向きに進むべき活動に集中できる環境を整えるためにも、ぜひ専門家のサポートをご活用ください。

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