2025.10.07

【例文あり】面接辞退のメール作成マナー – 誠実な伝え方と注意点

kusuri0530

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転職活動を進めていく中で、他社の選考が進んだり、ご自身のキャリアプランを改めて考え直したりした結果、やむを得ず選考途中の企業の面接を辞退しなければならない状況が起こり得ます。辞退の連絡を入れることは、誰にとっても気が重いものですが、誠意ある対応をすることが、社会人としての信頼を保つ上で非常に重要です。ここでは、面接を辞退する際のメールの書き方について、基本的なマナーと具体的な例文を交えながら解説いたします。

Contents

辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する
連絡方法はメールで良いのか
面接辞退メールに含めるべき内容
辞退理由の伝え方
面接辞退メールの例文
断りの連絡は転職エージェントに任せるという選択

辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する

面接辞退を決意した際に、最も優先すべきなのは「できるだけ早く連絡する」ことです。採用担当者は、あなたのために面接官のスケジュールを押さえ、会場を準備するなど、多くの時間と労力をかけて選考の準備を進めています。連絡が遅れれば遅れるほど、企業側にかける迷惑は大きくなってしまいます。辞退の意思が固まった時点で、先延ばしにせず、速やかに連絡を入れるのが社会人としての最低限のマナーです。

連絡方法はメールで良いのか

面接の辞退連絡は、基本的にはメールで行って問題ありません。メールは、やり取りの記録が文章として残るため、双方にとって確実な伝達手段となります。また、相手の都合の良いタイミングで確認してもらえるというメリットもあります。ただし、面接日の前日や当日といった直前の辞退連絡の場合は、メールを送付した上で、電話でも一報を入れてお詫びするのがより丁寧で誠実な対応と言えるでしょう。

面接辞退メールに含めるべき内容

辞退のメールを作成する際は、件名を見ただけで「誰からの」「どのような内容の」メールかが一目で分かるように配慮することが重要です。本文には、まずご自身の氏名と面接予定の日時を明記し、面接の機会をいただいたことへの感謝を述べます。その上で、辞退の意思を明確に伝え、お詫びの言葉を添えるのが基本的な構成です。

辞退理由の伝え方

応募者の方が最も悩むのが、辞退理由の伝え方ではないでしょうか。基本的には、詳細な理由まで正直に書く必要はなく、「一身上の都合により」という表現で問題ありません。もし差し支えなければ、「他社とのご縁があり、そちらに入社を決意したため」あるいは「熟考の末、自身のキャリアプランと照らし合わせ」といった、相手を不快にさせない簡潔な理由を添えると、より丁寧な印象になります。企業の批判や待遇への不満などを理由として挙げるのは、絶対に避けるべきマナー違反です。

面接辞退メールの例文

件名：面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。

〇月〇日〇時より、面接のお約束をいただいております、〇〇〇〇と申します。

この度は、面接の機会を設けていただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

（署名）

氏名

住所

電話番号

メールアドレス

断りの連絡は転職エージェントに任せるという選択

企業に対して、ご自身で直接辞退の連絡を入れるのは、精神的にも負担が大きいと感じる方も少なくないかと存じます。薬剤師専門の転職エージェントを利用していれば、こうした気まずさを伴う連絡も、全て代行してもらうことが可能です。応募者に代わって、担当のコンサルタントが企業へ角が立たないように、丁寧に辞退の旨を伝えてくれます。複数の選考を円滑に進めていく上でも、こうしたサポートは大きな助けとなるでしょう。

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