薬剤師の転職、提出した履歴書は返却される？個人情報の扱いを解説

薬剤師の転職活動において、心を込めて作成し、提出した履歴書。残念ながら不採用となってしまった際に、「提出した大切な個人情報、履歴書は返却してもらえるのだろうか」と、その行方を気にする方も少なくないでしょう。個人情報保護への意識が高まる中で、応募書類の扱いは応募者にとって大きな関心事です。この記事では、企業や医療機関における履歴書の返却に関する一般的な考え方や、返却を求める際の注意点について詳しく解説します。

履歴書は原則として返却されないのが一般的

まず、基本的な考え方として、一度提出した履歴書は、合否にかかわらず返却されないのが一般的であると認識しておくことが重要です。これには、企業側のいくつかの実務的な理由が関係しています。

一つ目の理由は、返却にかかる「コストと手間」です。すべての不採用者に対して、履歴書を郵送で返却するとなると、そのための封筒代や郵送費、そして封入・発送作業を行う人件費といった、 상당なコストと手間が発生します。多数の応募者がいる人気企業ほど、この負担は大きくなります。

二つ目の理由は、「個人情報漏洩のリスク管理」です。返送する過程で、宛先を間違えたり、郵送事故に遭ったりする可能性はゼロではありません。万が一、第三者の手に渡ってしまうと、重大な個人情報漏洩事件に繋がりかねません。そのため、企業としては、返送というリスクを冒すよりも、自社の責任のもとで適切に廃棄する方が、安全に個人情報を管理できると判断することが多いのです。

企業側の履歴書の保管・廃棄義務

企業には、応募者の個人情報である履歴書を適切に管理し、利用目的が終了した後は、責任を持って廃棄する義務があります。多くの企業では、個人情報保護に関する社内規定を設けており、不採用者の履歴書は、一定期間保管した後にシュレッダーにかけるなど、復元不可能な形で廃棄処分するのが一般的です。したがって、返却されなかったとしても、あなたの個人情報が不適切に扱われる心配は、基本的にはありません。

履歴書の返却を求めることは可能か

もし、どうしても履歴書の返却を希望する場合は、どうすれば良いのでしょうか。選考の過程で、面接などの際に採用担当者に直接、返却を希望する旨を丁寧に伝えてみることは可能です。あるいは、応募書類を送付する際に、送付状に「誠に恐縮ですが、不採用の折には、応募書類をご返却いただけますと幸いです」といった一文を添える方法も考えられます。

ただし、前述の通り、返却しない方針を固めている企業も多いため、必ずしも希望に応じてもらえるとは限りません。もし返却を断られたとしても、それは企業の個人情報管理ポリシーに基づく対応であると理解し、過度に固執しないようにしましょう。

募集要項の確認と事前の心構え

最近では、個人情報保護の観点から、募集要項の中に「応募書類は返却いたしませんので、あらかじめご了承ください」といった一文を明記している企業が増えています。履歴書を送付する前に、まず募集要項を隅々まで確認し、書類の取り扱いに関する記載があるかを確認する習慣をつけましょう。

履歴書は、一度提出したら基本的には手元に戻ってこない、ということを前提として準備することが大切です。提出する前には、必ずコピーを取るか、パソコンで作成した場合はデータを大切に保管しておくようにしましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
好きなアニメは、薬屋のひとりごと。
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