2025.10.04

薬剤師の転職面接をメールで断る際の書き方と例文・マナー

kusuri0530

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転職活動を精力的に進めていると、複数の企業から選考の案内をいただいたり、第一志望の企業から先に内定を得たりと、やむを得ない事情で、一度お約束した面接を辞退（お断り）しなければならない状況が訪れることがあります。選考のために時間を割いてくださった企業に対し、断りの連絡をメールで入れる際、「どのような文面にすれば、失礼なく、こちらの誠意が伝わるだろうか」と、その書き方に深く悩まれることと存じます。この記事では、応募先企業への敬意を示し、円満に選考を辞退するための、正しいメールの書き方とマナーを、具体的な例文を交えながら詳しく解説いたします。

Contents

面接を断る連絡、メールで良いのか？
誠意が伝わる辞退メールの構成要素
【例文付き】状況別のスマートな断り方
メールを送る際の最終チェックリスト
気まずい連絡は、プロに任せるという選択肢

面接を断る連絡、メールで良いのか？

まず、面接を断る際の連絡手段として、メールを用いることはビジネスマナーとして適切なのでしょうか。結論から申し上げますと、面接日まで数日の余裕がある場合は、メールでの連絡で問題ありません。メールであれば、辞退の旨を文章として正確な記録に残すことができ、また、採用担当者の都合の良い時間に確認してもらえるという利点があります。ただし、面接の前日や当日といった直前のタイミングでの辞退連絡は、担当者がメールを見逃してしまう可能性も考えられます。その場合は、まずは電話で直接お詫びと辞退の旨を伝え、その後、改めて確認の意味を込めてメールも送付するのが、最も丁寧で確実な対応となります。

誠意が伝わる辞退メールの構成要素

面接を断るメールは、必要な情報を簡潔に、かつ誠意が伝わるように作成することが重要です。まず、メールの件名は、受信者が一目で「誰から」の「何の連絡」かが分かるように、「【〇月〇日面接辞退のご連絡】薬剤師〇〇〇〇（氏名）」など、簡潔かつ明確に記載しましょう。本文では、まず会社名、部署名、担当者名といった宛名を正確に記し、挨拶とご自身の氏名、面接予定日時を伝えます。続けて、辞退させていただきたいという結論を明確に述べ、その理由を簡潔に添えます。そして、貴重な時間を割いていただいたことへのお詫びと、選考の機会を設けていただいたことへの感謝の言葉を丁寧に綴り、最後に企業の今後の発展を祈る言葉で締めくくります。

【例文付き】状況別のスマートな断り方

辞退の理由は、正直に伝えた方が誠実な印象を与えます。例えば、他社からの内定が理由の場合は、その旨を正直に伝えるのが良いでしょう。以下に、理由を具体的に伝える場合の例文をご紹介します。

件名は、「【〇月〇日面接辞退のご連絡】薬剤師〇〇〇〇」とします。

本文は、宛名に続き、「お世話になっております。〇月〇日〇時より、採用面接のお約束をいただいております、薬剤師の〇〇〇〇です。誠に申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。実は、応募しておりました他社様より内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらの企業にお世話になることを決断いたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈りしております。」と記し、最後に署名を記載します。

もし、詳細な理由を述べにくい場合は、理由の部分を「一身上の都合により」という表現に置き換えても、マナー違反にはなりません。

メールを送る際の最終チェックリスト

辞退メールを送る前には、いくつか最終確認すべきポイントがあります。まず、辞退を決意したら、可能な限り早く送信するのが相手への最大の配慮です。また、送信する前に必ず本文を読み返し、誤字脱字がないか、特に相手の会社名や担当者名を間違えていないかを念入りに確認しましょう。感謝とお詫びの気持ちが伝わる、謙虚で丁寧な言葉遣いになっているかも、改めて見直すことが大切です。

気まずい連絡は、プロに任せるという選択肢

応募者ご本人から企業へ直接、断りの連絡を入れるのは、たとえメールであっても、文面を考えるのに気を遣い、心理的にも大きな負担となる作業です。このような、気まずくデリケートな連絡も、転職エージェントを利用していれば、全てキャリアアドバイザーが代行いたします。応募者の皆様に代わって、転職のプロが企業の担当者へ、角が立たないように、かつ丁寧・確実に辞退の意向を伝えます。転職活動におけるあらゆるストレスフルな連絡業務から解放され、ご自身が前向きに進むべき活動に集中できる環境を整えるためにも、ぜひ専門家のサポートをご活用ください。

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