薬剤師の転職、採用（内定）通知への返信マナー【承諾・保留・辞退】

転職活動が実を結び、応募先企業から採用（内定）の通知を受け取る瞬間は、これまでの努力が報われる、大きな喜びと安堵に包まれることでしょう。しかし、その喜びと同時に、「この内定の知らせに対して、どのように返信すれば良いのだろうか」という、社会人としての対応力が問われる新たな課題に直面します。入社を承諾する場合、回答を少し待ってもらいたい場合、そして残念ながら辞退する場合。いずれの選択をするにしても、最後まで誠実な対応を心がけることが、ご自身の信頼を守る上で非常に重要です。この記事では、それぞれの状況に応じた、採用通知への正しい返信方法について、具体的な例文を交えながら詳しく解説いたします。

返信する際の基本的な心構え

どのような結論を伝えるにせよ、採用通知への返信には、共通するいくつかの基本的なマナーがあります。まず、内定の通知を受け取ったら、できるだけ早く、遅くとも24時間以内には、一度連絡を入れるようにしましょう。最終的な返答に時間がかかる場合でも、まずは通知を受け取ったことと、そのお礼を伝えるのが礼儀です。連絡手段は、メールで通知が来た場合はメールで、電話で来た場合はその場で口頭の意思を伝えた上で、改めてメールでも送付すると、より丁寧な印象になります。そして何よりも、ご自身の選考に時間を割き、高く評価してくれたことへの「感謝の気持ち」を、言葉の端々で伝えることが大切です。

内定を「承諾」する場合の返信メールと例文

内定を受け、その企業への入社を決意した場合は、その喜びと感謝の気持ち、そして入社への意欲を明確に伝えましょう。メールの件名は、送られてきたメールに返信する形であれば、変更せずにそのままで構いません。本文では、まず採用内定をいただいたことへのお礼を述べ、続けて「謹んでお受けいたします」といった言葉で、入社を承諾する意思をはっきりと示します。そして、「一日も早く貴社に貢献できるよう、精一杯努力してまいります」というように、入社後の抱負を簡潔に添えることで、高い意欲をアピールできます。最後に、今後の手続きなどについて尋ねる一文を加え、改めて感謝の言葉で締めくくります。

回答を「保留」したい場合の伝え方と例文

他にも選考が進んでいる企業があり、すぐに入社の意思決定ができない場合は、正直にその旨を伝え、回答を待ってもらうようお願いすることになります。これは非常にデリケートな依頼ですので、細心の注意が必要です。まず、内定をいただいたことへの深い感謝を伝えた上で、「現在選考が進んでいる他社の結果も踏まえた上で、慎重に判断させていただきたく存じます」といったように、正直な状況を伝えます。その際、いつまでに返事ができるのか、具体的な日付をこちらから提示し、「誠に恐縮なのですが、〇月〇日までお返事をお待ちいただくことは可能でしょうか」と、あくまでも「お願い」をするという謙虚な姿勢を崩さないことが重要です。

内定を「辞退」する場合の誠実な断り方と例文

内定をいただいた後で辞退することは、非常に心苦しいものですが、その場合も誠意をもって対応することが、社会人としての責任です。内定辞退の連絡は、メールだけでなく、可能な限り電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法です。電話では、まず内定をいただいたことへのお礼を述べ、その後、大変申し上げにくいという姿勢を示しながら、辞退させていただきたいという結論を明確に伝えます。辞退の理由を尋ねられたら、「他社とのご縁により」あるいは「自身の適性を慎重に検討した結果」など、正直かつ簡潔に答えます。長々と言い訳をする必要はありません。最後まで、選考の機会をいただいたことへの感謝とお詫びの気持ちを、誠実に伝えることを心がけましょう。

デリケートな交渉は、プロに任せるという選択肢

内定通知への返信は、入社前の企業との最初の公式なコミュニケーションであり、その対応があなたの社会人としての評価を決定づける、非常に重要な場面です。特に、回答の保留や内定辞退といった、企業にとってネガティブな内容を、応募者ご本人が直接、角が立たないように伝えるのは、多大な精神的負担と高度なコミュニケーション能力が求められます。このような時、転職エージェントは皆様の強力な味方となります。内定承諾の意思表示から、複数内定が出た場合の回答保留の交渉、そして円満な内定辞退の連絡まで、プロのキャリアアドバイザーが全て代行いたします。精神的な負担から解放され、ご自身のキャリアにとって最善の選択を冷静に行うためのパートナーとして、ぜひ専門家のサポートをご活用ください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
好きなアニメは、薬屋のひとりごと。
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