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薬屋のめんせつごと
薬剤師の転職、応募書類はExcel（エクセル）で作成しても良い？
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薬剤師の皆様が転職活動を行う際、パソコンで履歴書や職務経歴書を作成することは今や当たり前となりました。その際、多くの方が文書作成ソフトのWordと並んで活用するのが、表計算ソフトのExcelです。在庫管理やデータ集計など、日々の業務で使い慣れている方も多いExcelは、その特性から応募書類の作成においても非常に便利なツールとなり得ます。この記事では、Excelを使って応募書類を作成するメリットや具体的な手順、そして作成する上での注意点について、分かりやすく解説します。
なぜExcelで応募書類を作成するのか？そのメリット
Excelが応募書類の作成に用いられる最大の理由は、セル（マス目）で構成されているため、レイアウトが崩れにくいという点にあります。Wordでは、少し文字を追加しただけで全体のレイアウトが大きくずれてしまうことがありますが、Excelは各項目がセルで区切られているため、指定された枠内に文字をきれいに収めやすく、直感的に入力作業を進めることができます。レイアウト調整に自信がない方や、決められたフォーマットに沿って正確に情報を入力したい方にとっては、Excelが非常に便利なツールとなります。
Excelでの応募書類作成の具体的なステップ
Excelで応募書類を作成する手順は、非常にシンプルです。まず、インターネット上からExcel形式の履歴書や職務経歴書のテンプレートをダウンロードします。転職情報サイトやマイクロソフトの公式サイトなどでは、薬剤師の転職に適した様々なテンプレートが無料で提供されています。
テンプレートをダウンロードしたら、ファイルを開き、氏名、住所、学歴、職歴、資格といった項目を、各セルに直接入力していきます。証明写真も、「挿入」タブから画像ファイルを選択し、指定の枠内に配置します。すべての項目を入力し終えたら、誤字脱字がないか、日付の表記（西暦か和暦か）が全体で統一されているかなどを入念にチェックしましょう。
作成時に気をつけるべき注意点
Excelで応募書類を作成する際に最も注意すべき点は、画面上の見た目と印刷後のレイアウトが異なる場合があることです。そのため、印刷する前やPDFに変換する前には、必ず「印刷プレビュー」機能を使って、意図した通りにページ内に収まっているか、文字の途中で改ページされていないかなどを確認する習慣をつけましょう。
また、自己PRや志望動機といった長い文章を入力する際は、セル内で適切に改行（Altキーを押しながらEnterキー）を行うか、「テキストを折り返して全体を表示する」設定を活用し、読みやすさを意識することが大切です。フォントの種類は、ビジネス文書として最も一般的な「明朝体」を選ぶと、フォーマルで落ち着いた印象になります。
完成したExcel書類の正しい提出方法
作成した応募書類をEメールなどでデータ提出する場合、Excelファイル（.xlsx）のまま送るのはビジネスマナー違反です。相手のパソコンの環境によってはファイルが開けなかったり、レイアウトが大きく崩れてしまったりするリスクがあります。
このようなトラブルを避けるため、完成した書類は必ず「PDF形式」に変換してから提出してください。PDFへの変換は、Excelの「名前を付けて保存」機能や「エクスポート」機能からファイルの種類として「PDF」を選ぶだけで簡単に行えます。PDFファイルは、相手の環境に依存せず、誰が見ても同じレイayoutで表示されるため、ビジネス文書のやり取りにおける標準的な形式とされています。このひと手間が、あなたの丁寧な仕事ぶりを示すことに繋がります。
ABOUT ME
人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
好きなアニメは、薬屋のひとりごと。
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