薬剤師の転職、合格した場合、提出した履歴書は返却される？

薬剤師の転職活動が無事に実を結び、晴れて内定・入社が決まった際、「そういえば、選考の時に提出した履歴書はどうなるのだろう？」と、ふと疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。個人情報が詰まった大切な書類だけに、その後の扱いが気になるのは当然のことです。この記事では、採用試験に合格し、入社した場合の履歴書の一般的な取り扱いについて詳しく解説します。

結論：合格者の履歴書は返却されないのが一般的

まず結論として、採用試験に合格し、その企業や医療法人に入社した場合、提出した履歴書は返却されないのが一般的です。不採用となった応募者の履歴書については、企業の方針によって返却されるケースと、責任を持って廃棄されるケースに分かれますが、採用された従業員の履歴書は、その後の人事労務管理において重要な書類となるため、返却されることはまずありません。

採用された履歴書のその後の役割

採用に至った応募者の履歴書は、入社後、「人事記録」の原本として、企業や医療法人によって厳重に保管されることになります。これは、労働基準法で定められている「労働者名簿」の一部として、法律で保管が義務付けられている重要な書類だからです。

労働者名簿には、従業員の氏名、生年月日、住所といった履歴書に記載されている情報が多く含まれます。そのため、履歴書そのものが、従業員の基本的な情報を証明する公的な書類として、在職中はもちろんのこと、退職後も一定期間、法律に基づいて保管され続けます。具体的には、社会保険の手続きや、年末調整、各種証明書の発行といった、様々な人事労務管理の基礎資料として活用されます。

個人情報としての適切な管理

提出した履歴書が返却されないとなると、その個人情報の管理について不安に思われる方もいるかもしれません。しかし、企業や医療法人には、従業員の個人情報を適切に管理する法的な義務があります。

入社した従業員の履歴書は、施錠されたキャビネットや、アクセス制限がかけられた人事システム内など、セキュリティが確保された環境で厳重に保管されるのが一般的です。正当な理由なく、人事担当者以外の第三者が閲覧することはできません。したがって、ご自身の個人情報が不適切に扱われたり、外部に漏洩したりする心配は、基本的にはないと考えて良いでしょう。

履歴書は手元に戻らない前提で準備する

以上のことから、履歴書は一度提出したら、合格・不合格にかかわらず、基本的には手元に戻ってこないもの、と認識しておくことが大切です。特に、手書きで一通しか作成していない場合などは、提出してしまうとご自身の経歴を確認するものがなくなってしまいます。

このような事態を防ぐためにも、履歴書を提出する前には、必ずコピーを取っておくか、パソコンで作成した場合はデータを大切にバックアップとして保管しておくようにしましょう。これは、ご自身の経歴を正確に記録しておくという意味でも、また、今後の面接対策などでご自身が記載した内容を振り返るためにも、非常に重要な習慣です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
好きなアニメは、薬屋のひとりごと。
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