薬剤師転職、書類選考に関する電話の「受け答え」方

転職活動と応募先からの「電話」

薬剤師として転職活動を始め、応募書類を送付した後、選考結果や今後のプロセスについて、応募先企業（病院・薬局）から連絡が来ることがあります。連絡手段としてはメールも多いですが、時には「電話」で直接連絡が入ることも。書類選考に関する突然の「電話」に、どのように「受け答え」すれば良いのか、戸惑いや不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。

書類選考に関する「電話」連絡の意図

書類選考の段階で企業から「電話」がある場合、その意図は様々です。最も多いのは、書類選考を通過した場合の「合格連絡」と、次のステップである「面接の日程調整」に関する連絡でしょう。採用担当者があなたの経歴に関心を持ち、早く次の選考に進めたいと考えている可能性があります。

また、選考結果の連絡だけでなく、応募書類の内容について「確認したい事項」があるために電話がかかってくることもあります。職務経歴の不明点や、記載内容の確認など、面接に進む前に解消しておきたい疑問点がある場合です。

もちろん、残念ながら不採用の結果を電話で伝える企業も存在します。

「電話」を受ける際の基本的な「受け答え」マナー

どのような内容の電話であっても、応募先からの連絡には丁寧に対応することが、社会人としての基本マナーであり、選考プロセスにおいても重要です。

まず、電話を受ける際は、可能な限り周囲が静かな場所に移動しましょう。騒がしい場所では、相手の声が聞き取りにくかったり、こちらの声が伝わりにくかったりして、スムーズなコミュニケーションが取れません。

次に、メモ帳と筆記用具を手元に準備しておくと安心です。面接の日時や場所、担当者名、その他重要な指示などを、聞き漏らすことなく正確に記録できます。

電話に出る際は、「はい、〇〇（ご自身の名前）です」と名乗り、相手が名乗ったら「〇〇様（企業名）の〇〇様ですね。いつもお世話になっております」といった挨拶を添えましょう。聞き取りにくい場合は、「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようですので、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」など、丁寧な言葉遣いで聞き返します。

状況別の「受け答え」方

書類選考通過の場合

合格の連絡を受けた場合は、まず「ご連絡いただきありがとうございます」と感謝の意を伝えます。面接日程の調整に入る場合は、ご自身のスケジュールを確認しながら、都合の良い日時をいくつか提示しましょう。もしその場ですぐに日程を決められない場合は、「スケジュールを確認し、改めてこちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」と伝え、いつまでに連絡するかを明確にします。

確認事項がある場合

応募書類に関する質問を受けた場合は、慌てずに落ち着いて質問内容を正確に把握しましょう。もしすぐに答えられない場合は、「申し訳ございません、正確にお答えするため、確認してから折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」と伝え、確認後に速やかに連絡します。正直かつ簡潔に答えることが大切です。

不在着信だった場合

もし不在着信だった場合は、気づき次第、できるだけ早く、企業の営業時間内に折り返し連絡を入れるのがマナーです。折り返す際は、「〇〇（ご自身の名前）と申します。先ほど〇〇様（担当者名が分かれば）からお電話をいただいたようなのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」のように、用件と担当者名を伝えましょう。留守番電話にメッセージが残されている場合は、その内容に従って対応します。

「受け答え」に不安がある場合の難しさ

企業からの突然の「電話」に、落ち着いて丁寧な「受け答え」をすることは、慣れていないと難しいものです。特に、面接日程の調整など、その場で判断や回答が求められる場面では、プレッシャーを感じてしまうかもしれません。また、選考状況に関する問い合わせなど、ご自身から電話をかける際にも、気まずさや不安を感じることがあるでしょう。

転職エージェントが「電話」対応もサポートします

もし、あなたが転職エージェントを通じて応募している場合、こうした企業との「電話」を含むコミュニケーションは、原則として担当のキャリアアドバイザーが窓口となって行います。企業からの選考結果の連絡や、確認事項の問い合わせなどは、まずキャリアアドバイザーに届き、その後あなたに正確に伝達されます。

あなたに代わって面接日程の調整を行ったり、企業からの質問に対する回答をサポートしたりすることも可能です。企業との直接のやり取りに不安を感じる方にとっては、エージェントが間に入ることで、心理的な負担を軽減し、安心して選考プロセスを進めることができるでしょう。ご自身から企業へ確認したいことがある場合も、エージェントが代行して問い合わせます。

安心して次のステップへ

書類選考に関する「電話」連絡は、選考が進んでいる証拠かもしれません。どのような内容であっても、落ち着いて丁寧な「受け答え」をすることが大切です。もし、企業とのコミュニケーションや選考プロセスに少しでも不安を感じているのであれば、私たちキャリアの専門家にご相談ください。あなたの転職活動がスムーズに進むよう、全力でサポートさせていただきます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
好きなアニメは、薬屋のひとりごと。
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