薬剤師の転職、不採用時に履歴書は返送される？封筒の扱われ方

薬剤師の転職活動において、心を込めて作成し、提出した履歴書。残念ながら不採用という結果になった際に、「提出した大切な個人情報、履歴書は返却してもらえるのだろうか」「どのような形で返送されてくるのだろうか」と、その後の書類の扱われ方が気になる方も少なくないでしょう。この記事では、不採用時における履歴書の返却に関する一般的な考え方や、返送される際の封筒の扱われ方について詳しく解説します。

原則として履歴書は返却されないのが一般的

まず、基本的な考え方として、一度提出した履歴書は、不採用となった場合でも返却されないのが一般的であると認識しておくことが重要です。これには、企業側のいくつかの実務的な理由が関係しています。

一つ目の理由は、返送にかかる「コストと手間」です。すべての不採用者に対して、履歴書を郵送で返却するとなると、そのための封筒代や郵送費、そして封入・発送作業を行う人件費といった、相当なコストと手間が発生します。

二つ目の理由は、「個人情報漏洩のリスク管理」です。返送する過程で、宛先を間違えたり、郵送事故に遭ったりする可能性はゼロではありません。そのため、企業としては、返送というリスクを冒すよりも、自社の責任のもとで適切に廃棄する方が、安全に個人情報を管理できると判断することが多いのです。

履歴書が返送される場合の封筒について

もし企業が応募書類を返却する方針をとっている場合、その際に使用される封筒は、企業側が用意した自社の封筒であるのが一般的です。あなたが応募時に使用した封筒が、そのまま返送用として使われることはまずありません。

返送されてくる書類は、不採用通知の書面とともに、クリアファイルに入れられた状態で、A4サイズが折らずに入る「角形A4号」や「角2」サイズの封筒で届くことが多いでしょう。

応募者側で返信用封筒を準備する必要はあるか

基本的に、応募者側から自主的に返信用封筒を同封する必要はありません。もし返却が必要な場合は、募集要項の中に「応募書類の返却を希望される方は、宛名を明記し切手を貼付した返信用封筒を同封してください」といった形で、企業側からの明確な指示があります。この指示がないにもかかわらず返信用封筒を同封すると、かえって採用担当者を困惑させてしまう可能性もありますので、注意しましょう。

返却されない履歴書のその後の扱い

企業には、応募者の個人情報である履歴書を適切に管理し、採用選考という利用目的が終了した後は、責任を持って廃棄する義務があります。多くの企業では、個人情報保護に関する社内規定を設けており、不採用者の履歴書は、一定期間保管した後にシュレッダーにかけるなど、復元不可能な形で安全に廃棄処分するのが一般的です。したがって、返却されなかったとしても、あなたの個人情報が不適切に扱われる心配は、基本的にはありません。

履歴書は、一度提出したら基本的には手元に戻ってこない、ということを前提として準備することが大切です。提出する前には、必ずコピーを取るか、パソコンで作成した場合はデータを大切に保管しておくようにしましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
好きなアニメは、薬屋のひとりごと。
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