2025.10.14

薬剤師の転職、応募書類の個人情報は大丈夫？その扱われ方を解説

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薬剤師の皆様が転職活動を行う際、ご自身の分身とも言える履歴書や職務経歴書。これらの応募書類には、氏名や住所、顔写真、学歴、職歴といった、極めて機密性の高い個人情報が凝縮されています。だからこそ、「提出した書類は、その後どのように扱われるのだろうか」「個人情報が漏洩する心配はないのだろうか」と、その管理方法について不安に思うのは当然のことです。この記事では、応募書類に含まれる個人情報の一般的な取り扱いと、企業や医療機関がどのようにそれを管理しているのかについて詳しく解説します。

Contents

応募書類における個人情報の利用目的
提出した応募書類のその後の扱い：不採用の場合
提出した応募書類のその後の扱い：採用された場合
安心して転職活動を進めるために

応募書類における個人情報の利用目的

まず、企業や医療機関がなぜ応募者の個人情報を収集するのか、その目的を正しく理解しておくことが重要です。応募書類に記載された個人情報の主な利用目的は、あくまで「採用選考」のためです。採用担当者は、あなたの経歴やスキル、資格といった情報をもとに、自社が求める人材像と合致しているかを判断します。また、面接日程の調整や、選考結果の通知といった、あなたとの連絡を取るためにも利用されます。

個人情報保護法により、企業は本人の同意なく、これらの目的以外で個人情報を利用することは固く禁じられています。したがって、あなたの個人情報が、採用選考とは無関係の目的で利用されることはありません。

提出した応募書類のその後の扱い：不採用の場合

残念ながら不採用となってしまった際に、提出した応募書類がどうなるのかは、多くの方が最も気にされる点でしょう。この場合の対応は、企業の方針によって大きく二つに分かれます。一つは、応募者に書類を返却するケース。もう一つは、企業側で責任を持って廃棄するケースです。

法律上、企業には不採用者の応募書類を返却する義務はありません。そのため、近年では、返送にかかるコストや手間、そして郵送過程での情報漏洩リスクを考慮し、返却せずに社内で適切に廃棄する方針をとる企業が一般的です。その場合、多くの企業では個人情報保護に関する社内規定を設けており、シュレッダーにかけるなど、復元不可能な形で安全に廃棄処分します。募集要項に「応募書類は返却いたしません」と明記されていることも多いため、事前に確認しておくと良いでしょう。

提出した応募書類のその後の扱い：採用された場合

無事に採用が決まり、入社した場合、提出した応募書類は返却されることなく、企業側で保管されるのが一般的です。これは、履歴書が「労働関係に関する重要な書類」として、労働基準法に基づき、保管することが法律で義務付けられているためです。

採用されたあなたの応募書類は、「人事記録」の原本として、在職中はもちろんのこと、退職後も一定期間、法律に基づいて厳重に保管されます。社会保険の手続きや、年末調整、各種証明書の発行といった、様々な人事労務管理の基礎資料として活用されるため、返却されることはありません。もちろん、これらの情報は施錠されたキャビネットや、アクセス制限がかけられたシステム内などで厳重に管理され、正当な理由なく第三者が閲覧することはできません。